Módulo de Comprobación de

Gastos de Viáje y Caja Chica

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El software de Comprobacion de Gastos de Gastos de DataFlow ERP, administra los proceso de autorización de cuentas de gastos de viaje y de representación (T&E); así como Fondos Fijos o Variables de Caja Chica para sus clientes, empresas, departamentos o sucursales.

Permite planear y controlar los viajes de una o varias personas, entregar anticipos, registrar los comprobantes deducibles y los no deducibles por concepto de gasto, fecha y forma de pago.


El sistema de Comprobación de Gastos de Viaje y Caja Chica de DataFlow ERP administra el proceso de autorización de gastos, los reembolsos y el cálculo de anticipos a devolver.


Las solicitudes de dinero se  hacen hacia el módulo de Cuentas por Pagar de DataFlow ERP.

Si cuenta con nuestro módulo de Nómina; podrá gestionar el proceso para descuento por nómina.

 

Incluye alertas por correo electrónico para notificar solicitudes por autorizar, gastos por revisar, resultados de comprobación entre otros.

 

Emite documentos de solicitud y entrega de anticipo o reembolsos, así como solicitud de descuento por nómina y responsivas de caja chica.


Emite múltiples reportes de gastos por periodos, departamento, empleado y tipo de gasto.

 

Permite asociar gastos a Proyectos y Centros de Costos y si cuenta con nuestro sistema de Contabilidad podrá emitir las pólizas contables para revisión. Si ya cuenta con un sistema ERP, podemos hacer la emisión de las pólizas en el formato que se necesita para la importación a su sistema contable.

 

Incluye un depositorio de documentos para almacenar y visualizar sus procedimientos, políticas, diagramas de flujo, listado de gastos autorizados, instructivos, vídeos, preguntas frecuentes y mucho más.

 

Se puede crear el archivo TXT o en Excel de la póliza contable con el Lay Out de su sistema contable para que sea importado y así eliminar el trabajo de creación manual de asientos contables y con la asignación de montos y partidas a cuentas de deducibilidad de impuestos.

REGISTRO DE GASTOS O CARGA AUTOMÁTICA MEDIANTE IMPORTACIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA.

 

Permite importar los Certificados Digitales (XML y PDF), almacenarlos, empaquetarlos para envió a su empresa de Outosurcing de Nómina. Durante este simple proceso, se capturan automáticamente los gastos y se válida que la factura emitida por el proveedor cumpla con los requisitos fiscales, evita la duplicidad de comprobanteso o su alteración. Este proceso puede ser realizado desde cualquier computadora o tableta con acceso a un sitio web para facilitar a las sucursales foraneas y a los viajeros sus registros y evitar el envió de los documentos físicos y la posterior captura que alenta el proceso de administración de gastos.

 

Controla montos máximos por concepto de gasto y jerarquías; de esta forma simplifica el proceso de revisión y autorización.

 

Permite registrar si el gasto ha sido realizado en efectivo, tarjeta de crédito, monedero electrónico u otra forma, así como registrar distintos tipos de comprobantes.

 

VALIDACIÓN DE FACTURAS ELECTRÓNICA ANTE EL SAT.

 

Se puede contratar el servicio adicional para validar que el CFDI se encuentre vigente en los servidores del SAT, que corresponda al RFC receptor, que el monto corresponda con el indicado en el XML, que la estructura sea correcta y que el CFDI no este alterado o cancelado. Evite recibir facturas apócrifas, duplicadas o alteradas.

 

REGISTRO Y PRE AUTORIZACIÓN VIA WEB.

 

Para los usuarios que no cuentan con una computadora fija que se conecte al servidor LAN donde esta instalado DataFlow; contamos con una aplicación Web que se cobra por el número de comprobantes registrados y validados ante el SAT. Esta aplicación esta hospedada en un servidor administrado por nosotros y se mantiene sincronizado con el servidor donde este instalado DataFlow LAN.

 

BENEFICIOS.

 

Con el software DataFlow Viáticos y Caja Chica tendrá un sistema de información de calidad para planear, ejecutar, supervisar, medir y mejorar.

 

​DataFlow Viáticos y Caja Chica le proporciona información integral, confiable, oportuna, consistente, compartida y útil sobre los gastos de viaje de su personal, los gastos menores de caja chica; con las que podrá tomar decisiones más rápidas y asertivas con escenarios de corto y mediano plazo.

 

Con el software DataFlow Viáticos y Caja Chica reducirá la duplicidad de funciones de  solicitud, recolección, captura y análisis de la información para hacer más eficiente el trabajo de su personal. 

 

DataFlow importa la información contenida del XML de la factura electrónica con lo que se disminuye el tiempo de registro de gastos y se mejora la calidad de los registros.

 

Disminuya el tiempo invertido por su personal ya que nuestro software DataFlow Viáticos y Caja enviara correos electrónicos a los responsables de autorizar viajes, gastos efectuados y notificaciones de rechazo o solicitud adicional de información.

 

Disminuya el tiempo de revisión de documentos ya que podrá ver la representación impresa PDF de la factura electrónica en el momento en que el proveedor les haga llegar la factura por correo electrónico.

 

Analice los gastos por tipo, categoría, montos, localidades, sucursales, empleados, supervisores y monedas.

 

Tenga tiempo para analizar tendencias de gastos, cumplimiento de politicas y desarrolle iniciativas de reducción de gastos que podrían significar más del 30% de ahorros.

 

Disminuya el tiempo en autorizar gastos por montos y niveles jerarquicos.

 

Disminuya el tiempo en reconocer los gastos deducibles de impuestos en base a reglas parametrizables.

 

Administre de forma centralizada y organizada las facturas electrónicas de los proveedores.

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Se definen responsables de caja chica y de gastos de viaje y autorizadores. Cada uno puede hacer solo las funciones que le corresponden.